Interesse
Existenzgründungsberatung
In der Existenzgründungsberatung werden die ersten Fragen zur Selbstständigkeit besprochen. Dabei kann es um rechtliche Themen wie die Wahl der Rechtsform gehen oder um Fragen zum Geschäftsmodell oder Businessplan.
Eine Existenzgründungsberatung bei der IHK oder eurem Accelerator ist im Regelfall kostenlos, geht aber nicht im Detail auf die rechtlichen Themen ein. Beim Rechtsanwalt kostet eine Erstberatung im Regelfall 190€ netto.
Unternehmensgegenstand
Am Anfang steht die Idee. Hierbei müsst ihr euch über euer anfängliches Produkt- und/oder Dienstleistungsangebot klar werden.
Businessplan
Erarbeitet einen Businessplan. Dabei setzt ihr euch mit eurem Zielmarkt, der Kosten- und Absatzstruktur, euren Prozessen und Abläufen und eurer Konkurrenz auseinander.
Ideenphase
In der Ideenphase wurden noch keine konkreten Schritte einer Gründung vorgenommen. Hier werden Ideen gesammelt und das Geschäftsmodell geplant. Dies umfasst auch die Suche nach passenden Beratern (Steuerberater, Rechtsanwalt, Bankberater).
Gründungsdokumente
Zu den Gründungsdokumenten gehören die Gründungsurkunde, Gesellschafterbeschluss zur Geschäftsführer-Bestellung, Gesellschafterliste und der Gesellschaftsvertrag. Der Gesellschaftsvertrag stellt die Satzung der Gesellschaft dar und ist das wichtigste Dokument der Gesellschaft.
Bei der Verwendung von Mustern aus dem Internet oder von anderen Gesellschaften oder Beratern, die keine Rechtsanwälte sind, ist Vorsicht geboten.
Firmenrechtliche Voranfrage
Eine firmenrechtliche Voranfrage wird bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer
gestellt und damit die Zulässigkeit der Firmierung (dem Namen des Unternehmens) überprüft.
Bei einer firmenrechtlichen Unbedenklichkeit erhält man eine schriftliche Stellungnahme.
Bei der firmenrechtlichen Voranfrage findet keine markenrechtliche bzw. wettbewerbsrechtliche Überprüfung statt.
Genehmigung einholen
Grundsätzlich gilt in Deutschland die Gewerbefreiheit. Manche Arten von Gewerben bedürfen aber der Genehmigung. Teilweise müssen auch weitere Vorgaben und Vorschriften bei der Ausführung der Unternehmung beachtet werden.
Beispielsweise Verpackungssteuer, Altersfreigaben etc.
Diese sollten ggf. mit einem Rechtsanwalt abgeklärt werden.
Die Genehmigung muss nicht vor der Gründung der Unternehmung vorliegen. Wird sie aber versagt, kann man die Gesellschaft für den vorgesehenen Zweck nicht benutzen. Im Falle einer Kapitalgesellschaft muss diese eventuell mit viel Verwaltungsaufwand wieder liquidiert werden.
Terminvereinbarung zur Beurkundung
Die Gründung einer GmbH muss notariell beurkundet werden. Für die Beurkundung ist ein Termin bei einem Notariat notwendig.
Hierfür sollte je nach Verfügbarkeit eine Vorlaufzeit von mehreren Wochen eingeplant werden. Wenn das Unternehmen von einem Rechtsanwalt betreut wird, empfiehlt sich eine Anfrage durch den Rechtsanwalt, da man so oft schneller an einen Termin kommt. Der Rechtsanwalt übernimmt im Regelfall dann auch die Kommunikation mit dem Notar zur Abstimmung der Gründungsunterlagen.
Vor Gründung
In der Vorgründungsphase werden die für die Gründung benötigten Schritte vorbereitet. Hier geht es vor allem um die Erstellung der Gründungsdokumente (wie z.B. den Gesellschaftsvertrag). Die Vorgründungsphase endet mit konkreten Gründungshandlungen (z.B. bei der GmbH mit dem Notartermin).
Markenrecherche
Es sollte im Vorfeld der Gründung überprüft werden, ob der geplante Name des Unternehmens oder Produktes oder das Logo gegen eingetragene Schutzrechte (Wortmarken, Bildmarken, etc.) verstößt
Eine solche Markenrecherche kann im Register des DPMA durchgeführt werden. Da allerdings auch ähnlich klingende Marken verletzt werden können, gestaltet sich die Recherche oft schwierig und sollte eventuell durch einen Experten durchgeführt werden.
Beurkundung
Der Notar liest den Gesellschaftern die Gründungsurkunde sowie den Gesellschaftsvertrag vor und diese müssen unterschreiben. Hier wird auch der Geschäftsführer bestellt.
Ab Beurkundung entsteht eine Vor-GmbH oder GmbH in Gründung (i.Gr.). Diese kann bereits Verträge schließen. Wird die GmbH später tatsächlich eingetragen gibt es schon ab der Beurkundung keine persönliche Haftung der Gesellschafter. Wird die GmbH nicht eingetragen, haften die Gesellschafter trotz Beurkundung immer noch persönlich.
Konto eröffnen
Mit der notariellen Ausfertigung der Gründungsdokumente können die Gesellschafter bei einer Bank ihrer Wahl ein Geschäftskonto eröffnen. Bei der Wahl solltest du sowohl die Kosten als auch die Verfügbarkeit deines Ansprechpartners beachten. Außerdem haben die unterschiedlichen Banken verschiedene Ansprüche bspw. bei der Kreditvergabe oder der Kontoeröffnung.
Berater suchen
Ein gut aufgestelltes Unternehmen benötigt gute Berater, die bestenfalls über viele Jahre an der Seite des Unternehmens stehen. Dazu zählen Steuerberater, Rechtsanwälte und Bankberater. Bei der Auswahl sollten die Faktoren Expertise, Verfügbarkeit und Kosten berücksichtigt werden.
In Gründung
In der Gründungsphase werden die konkreten Gründungshandlungen durchgeführt. Dies können die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages oder die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister etc. sein.
Einzahlung der Einlagen
Die Einlagen der Gesellschafter, die zusammen das Stammkapital bilden, müssen von den Gesellschaftern auf das Geschäftskonto eingezahlt werden und dem Geschäftsführer zur freien Verfügung stehen.
Gewerbeanmeldung
Das Gewerbe muss bei der Gemeinde, in der der Sitz des Unternehmens liegt, angemeldet werden.
Die Gewerbeanmeldung ist nur erforderlich, wenn es sich um einen Gewerbebetrieb handelt. Keine Gewerbeanmeldung ist bei freiberuflichen oder vermögensverwaltenden Tätigkeiten in der Rechtsform eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft nötig.
Eintragung in das Transparenzregister
Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sind unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen, § 20 Abs. 1 S. 1 GWG. Diese Eintragung kann online vorgenommen werden.
Registeranmeldung
Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über den Notar.
Bei einer GmbH/UG ist ein Nachweis der Einzahlung der Einlagen für die Anmeldung notwendig.
Die Eintragung kann wenige Tage bis mehrere Wochen dauern. Auf die Dauer der Eintragung haben die Gesellschafter, der Inhaber, der/die Geschäftsführer oder der Notar keinen Einfluss.
Nach Gründung
Die Nachgründungsphase beginnt mit dem Vollzug der Gründung. Dies kann z.B. die Eintragung ins Handelsregister sein.
Markenanmeldung
Der Name des Unternehmens/Produktes oder das Logo können beim DPMA für verschiedene Schutzklassen als Marke angemeldet werden.
Nicht alle Marken sind auch tatsächlich eintragungsfähig. Eine Eintragung kann z.B. bei beschreibenden Marken oder Wörtern des allgemeinen Sprachgebrauchs verweigert werden. Die Eintragung einer Marke kann mehrere Monate dauern.
Abschluss eines Geschäftsführer-Anstellungsvertrages
Der Geschäftsführer ist bei der Gesellschaft angestellt. Dies gilt auch dann, wenn er Alleingesellschafter ist.
Vor Auszahlung des ersten Gehalts, sollte dringend ein Anstellungsvertrag geschlossen werden, da es sonst zu Problemen mit dem Finanzamt kommen kann (Stichwort: verdeckte Gewinnausschüttung).
Eintragung im Handelsregister
Die Gesellschaft wird im Handelsregister eingetragen. Der Gründungsprozess ist damit vollendet.
Bei einer GmbH endet mit der Eintragung die Vor-GmbH und sie wird eine vollwertige GmbH.
Die Haftung der Gesellschafter für Verbindlichkeiten der Gesellschaft ist damit bereits ab dem Zeitpunkt der Beurkundung ausgeschlossen.
Steuernummer / USt. Id. beantragen
Die Steuernummer wird mit dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beantragt.
Die Umsatzsteuer-ID kann über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) mitbeantragt werden.
Konservativ hinsichtlich Gewinn- und Umsatzschätzungen ausfüllen, da diese für die Vorauszahlungen herangezogen werden und einem Start-Up in der Liquidität schnell einen Engpass herbeiführen können. Bei einer umsatzsteuerlichen Jahreszahllast von unter 7.500€ kann der Rhythmus zur Abgabe der Umsatzsteuervorauszahlungen auf vierteljährlich gesetzt werden, damit im Gründungsjahr mehr Zeit für die Erstellung der Buchhaltung bleibt.
Finanz- und Lohnbuchhaltung einrichten
Lege deinen SKR und dein Buchhaltungsprogramm fest und entscheide, ob du diese Aufgabe Inhouse erledigen oder outsourcen möchtest. Dabei ist es wichtig, direkt deinen Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsprozess sowie die offene Posten Überwachung zu integrieren und soweit wie möglich zu automatisieren.
Zur Wahrung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) ist eine sorgfältige Finanzbuchhaltung erforderlich.
Wahl des SKR, des Buchhaltungsprogramm sowie die Entscheidung, ob die Finanzbuchhaltung selbst oder durch einen Fachexperten erstellt werden soll, sind fundamentale Entscheidungen, die über den zukünftigen Erfolg der Unternehmung entscheiden können. Es ist wichtig, dass im Anschluss die Verwaltungsarbeiten reibungslos laufen, damit die Gründer sich auf das Hauptgeschäft konzentrieren können.
Kranken- und Sozialversicherung für Selbständige klären
Sobald ihr eure Selbständigkeit begonnen habt, seid ihr nicht mehr verpflichtet in der gesetzlichen Krankenkasse zu sein und könnt eure Krankenversicherung frei wählen.
Dies ist jedoch eine Pflichtversicherung und muss in Deutschland abgeschlossen werden.
Dabei habt ihr die Wahl zwischen der freiwilligen gesetzlichen Krankversicherung und der privaten Krankenversicherung. Sowohl die Leistungen als auch die Beiträgshöhen können sich hierbei massiv unterscheiden, daher solltet ihr hierbei gut vergleichen und euch persönliche und individuelle Angebote einholen.
Bei der privaten Krankenversicherung erhaltet ihr einen Beitrag, der einkommensunabhängig ist. Bei der freiwilligen gesetzlichen Krankenversicherung kann euer Beitrag variieren, je nach Einkommenshöhe, dabei sind für die Bemessungsgrundlage nicht nur die Einkünfte aus der Selbständigkeit zu berücksichtigen.
Versicherungen für euer Unternehmen abschließen
Versicherungen sind ein wichtiger Bestandteil eures Unternehmens und sollten von Beginn an abgeschlossen werden.
Dazu gehört beispielsweise die Haftpflichtversicherung, die D&O-Versicherung (Haftung der Geschäftsführung), Cyberversicherung etc.
Checklisten für andere Rechtsformen: gGmbH · UG (haftungsbeschränkt) · GbR · eGbR · Einzelunternehmen · eK
Checkliste für dein Unternehmen abhaken
Lege dein Unternehmen kostenlos an: Die Gründungscheckliste passt sich deiner Rechtsform an, du hakst erledigte Schritte ab und siehst zu jedem Schritt Ansprechpartner und Kosten.
Was kostet die Gründung einer GmbH oder UG?
| Posten | Betrag | Hinweis |
|---|---|---|
| Stammkapital GmbH | 25.000 € | Mindestens 12.500 € müssen vor der Anmeldung eingezahlt sein (§§ 5, 7 GmbHG) |
| Stammkapital UG (haftungsbeschränkt) | ab 1 € | Voll und in bar einzahlen, 25 % des Jahresüberschusses gehen in eine Rücklage (§ 5a GmbHG) |
| Handelsregister | 225 € | Ersteintragung einer GmbH oder UG ohne Sacheinlagen (Nr. 2100 HRegGebV) |
| Gewerbeanmeldung | je nach Gemeinde | Die Gebühr legt die Gemeinde fest |
| Marke (optional) | 290 € | Online-Anmeldung beim DPMA für bis zu drei Klassen |
Hinzu kommen die Kosten des Notars für Gesellschaftsvertrag und Handelsregisteranmeldung.
Häufige Fragen
Muss das Stammkapital vor dem Notartermin eingezahlt werden?
Nein. Eingezahlt wird nach der Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und vor der Anmeldung zum Handelsregister. Bei der GmbH müssen mindestens 12.500 € eingezahlt sein, bei der UG das gesamte Stammkapital.
Ab wann darf die GmbH Geschäfte machen?
Ab der Beurkundung besteht die GmbH in Gründung und kann handeln. Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, haftet dafür aber persönlich (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH als solche.
Bis wann muss ich mich beim Finanzamt melden?
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst du innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über ELSTER abgeben (§ 138 Abs. 1b und 4 AO).
Brauche ich für die Gründung einen Steuerberater?
Vorgeschrieben ist es nicht. Bei der Wahl der Rechtsform und der steuerlichen Erfassung lohnt sich die Beratung trotzdem oft. Deinen Steuerberater kannst du direkt zu deinem Unternehmen auf der Plattform einladen.
Stand: Oktober 2026. Die Angaben ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
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